Esta publicación te ayudará a obtener una comprensión completa de los creadores de formularios móviles como Appenate, así como también los tipos de formularios que estos pueden crear. Entenderás qué son, por qué son útiles y cómo encontrar e implementar la solución ideal que necesitas.
Tanto si deseas calcular el retorno de la inversión (ROI) o comprender cómo los formularios móviles se ajustan a un negocio que no utiliza papel, esta publicación es tu guía.
¿Estás listo para tirar tus impresoras a la basura y disminuir tus costos? ¿Estás listo para aumentar la eficiencia de tu negocio adoptando formularios móviles?
Entonces, vamos a adentrarnos en ello.
¿Qué Son Los Formularios Móviles?
Los formularios móviles se utilizan en los negocios para reemplazar los formularios de papel tradicionales. Esto te ayudará a disminuir costos, como viajes e impresión, además de mantener todos sus datos seguros y visibles en todo momento.
Piensa en todos los formularios en papel que se utilizan a diario: Formularios de inspección, listas de control de seguridad, registros de asistencia, evaluaciones de riesgos, cotizaciones, etc. Puedes reemplazar todo esto con un teléfono móvil.
En pocas palabras, los formularios móviles te permiten decir adiós al papel y su tendencia a perderse, así como también a diminuir costos y obtener una mayor eficiencia comercial.
¿Por Qué Es Útil Un Creador De Formularios Móviles?
Un buen creador de formularios móviles te permitirá crear formularios personalizados para reemplazar cualquier documentación en papel que utilices actualmente. De este modo, puedes acortar el tiempo que tardan los formularios en llegar al destino deseado.
También te permitirán crear flujos de trabajo completos, fusionando diferentes formularios en un documento digital conciso. Puedes hacer un formulario móvil que se ejecute durante el proceso completo, desde la inspección inicial y posterior cotización hasta la facturación final.
Para obtener más información sobre la digitalización de flujos de trabajo completos, consulte nuestro artículo sobre el Software de gestión de servicios de campo.
¿Cuánto Dinero Puedes Ahorrar Con Un Buen Creador De Formularios Móviles?
El uso de formularios móviles puede ayudarte a ahorrar dinero, pero ¿Cuánto exactamente? Aqui nos estamos enfocando solo en el ahorro de costos. Para obtener más beneficios, tenemos una publicación que muestra los beneficios del mundo real de la recopilación de datos digitales.
Todos estos recursos estarán linkeados al final de la publicación, por lo que no es necesario que los consultes ahora.
Volviendo al tema. ¿Sabes cuánto te cuestan tus formularios en papel? No debería ser demasiado difícil de resolver, pero tomemos este libro blanco, publicado por IIT como referencia.
Según este documento, el costo promedio de un formulario en papel antes del escaneo o procesamiento final (Captura de datos) es de $4.56. Incluyamos los costos de escaneo y procesamiento ($2.84 por formulario) y trabajemos con $7.40 para completar un formulario en papel. (¡Esto puede llegar a $75 por servicios altamente especializados!)
Ten en cuenta que este documento se publicó en 2012, por lo que es probable que el costo sea más alto ahora, pero tomemos lo que tenemos y veamos un ejemplo hipotético.
Tienes 3 empleados de mantenimiento y 2 empleados de seguridad, cada uno de los cuales completa solo 2 formularios básicos por día.
Calculemos los costos en una semana laboral de 5 días.
| Por dia | Por semana | Por Mes | Por año |
| $74.00 | $370.00 | $1480.00 | $17,760.00 |
No esta nada mal, ¿Verdad? Después de todo, una falla o un retraso en tu línea de producción podría hacerte perder miles de dólares por hora. Del mismo modo, una infracción de seguridad podría costar miles de dólares en multas o, peor aún, vidas humanas.
Ahora, para calcular el ahorro de costos, usemos la tarifa de licencia de usuario premium anual de Appenate, a $ 14.90 cada uno para 5 usuarios por mes.
| Costo Por Mes | Costo Por Año | |
| Formularios en Papel | $1,480.00 | $17,760.00 |
| Mobile Forms | $74.50 | $894.00 |
| Total Saving | $1,405.50 | $16,866.00 |
Increíble, ¿no? Este ahorro se suma a otros beneficios como mayor eficiencia, mayor visibilidad y responsabilidad, ahorro de tiempo, etc.
Hay una hoja más avanzada que también considera otras variables, como el costo del combustible y el tiempo, para obtener una cifra más detallada e individual. Puedes obtenerlo gratis en Excel aquí.
También puede obtener la Hoja de Google aquí (ábrela, haz click en el archivo> guarda una copia y será toda tuya).
¿Cómo Funciona Un Creador De Formularios Móviles?
Honestamente, todos son diferentes. Algunos son fáciles de aprender, pero carecen de funcionalidad. Otros pueden hacer cualquier cosa que puedas imaginar, pero son más difíciles de aprender.
El proceso básico es el siguiente: Toma tu viejo formulario en papel, encuentra los «campos» correctos dentro de tu creador y agrégalos a tu nuevo y brillante formulario móvil. Luego, tus empleados descargan la App, abren el formulario y ¡Comienza el ahorro de costos!
Adiós Papel.
Tan simple como suena, primero deberás aprender a usar tu creador de formularios. Mira este video para ver más o menos cómo se hace en Appenate:
También ofrecemos capacitación gratuita, desde el comienzo de tu prueba y durante todo el tiempo que permanezcas con Appenate.
También ofrecemos capacitación gratuita, desde el comienzo de tu prueba y durante todo el tiempo que permanezcas con Appenate.
Encuentra Tu Creador De Formularios Móviles En 5 Pasos
Encontrar la solución perfecta es algo más que seleccionar al que tenga el mejor sitio web. Tendrás que probar diferentes alternativas, buscar funcionalidades diferentes, y si el concepto es nuevo para ti, ¿Por dónde empiezas?
A continuación hay una serie de 5 pasos que puedes usar para encontrar y adoptar la herramienta que mejor se adecue a tus necesidades. Todo para que puedas maximizar tu ahorro y eficiencia.
Paso 1: Establece Tus Requisitos
No todos los creadores son generados de igual manera. Algunos son ligeros y rápidos, otros detallados y técnicos. Así que el primer paso es determinar tus necesidades.
¿Tienes un solo proceso que te gustaría digitalizar para reducir el papel? ¿O necesitas una solución que pueda implementarse en toda la empresa, sentando las bases para una despapelización absoluta? ¿Necesitas algo orientado a los trabajadores o al público?
Lo hemos reducido todo a 3 tipos. Echemos un vistazo.
1: Simples y Fáciles
Estas son excelentes pequeñas herramientas para procesos simples. Puedes usarlos para encuestas o inspecciones de clientes, siendo ese prácticamente el límite de su capacidad.
Un ejemplo en esta categoría es Google Forms, la única solución pública en esta lista. Con la calidad que esperarías de una empresa como Google, esta es una pequeña herramienta excelente para recopilar información en línea. Es súper fácil de usar y tiene buenas capacidades de generación de informes. La desventaja es que, sin mucho trabajo de tu parte, no es adecuado para la captura de información en el campo.
Se adapta mejor a las encuestas de clientes o empleados.
Site Audit Pro es otra pequeña herramienta fantástica en esta categoría. Es excelente para manejar tus auditorías o inspecciones, pero no se adapta a un flujo de trabajo más amplio.
Se adapta mejor a las empresas centradas en auditoría o mantenimiento preventivo. Entonces, si eso es lo que estás buscando, esta podría ser tu respuesta.
2: Intermedias
Este es un segmento difícil de definir. Hay muchas herramientas que entran dentro de esta categoría y la diferencia entre ellas puede ser enorme. Las herramientas de esta categoría probablemente tendrán un enfoque principal en el que son muy buenas, pero serán mediocres en otros aspectos e incluso malas en algunos.
Por ejemplo, pueden tener un creador de formularios excelente y fácil de usar, pero carecen de algunas funciones principales (ubicación GPS o capacidades fuera de línea, por ejemplo). Al final, todo depende de lo que estés buscando.
Estaremos viendo parte de nuestra competencia aquí y en la siguiente sección. Nos encantaría que nos eligieras al final, pero para nosotros es más importante que encuentres la opción perfecta que cubra tus necesidades.
Primero, tenemos Fulcrumapp que, como todo en esta lista, es una gran herramienta. Se adapta bien a la captura básica de datos de campo e incluso tiene un flujo de trabajo básico y despacho de trabajos. Sin embargo, no llega a considerarse una «Solución empresarial móvil» completa. Vale la pena echarle un vistazo si buscas algo simple
Nuestro segundo ejemplo aquí es DoForms. Tienen opciones aún mejores cuando se trata de la gestión del flujo de trabajo, y su funcionalidad de captura de datos de campo es excelente.Ambas soluciones carecen de capacidades de marca blanca, pero son plataformas capaces y vale la pena considerarlas.
3: Avanzadas
Las capacidades Offline, mapas, coordenadas GPS y flujos de trabajo completos con varias rutas de ramificación son algunos estándares de esta categoría.
Habiendo dicho eso, se supone que los de esta clase sean caros, pero algunos no lo son. Una mirada a nuestros precios revelará que superamos a la mayoría de los Tipo 2 en ese frente, por lo que el precio no debería ser un problema si estás buscando algo poderoso.
De todos modos, echemos un vistazo a las dos mejores opciones en esta categoría, según nuestra opinión.
Appenate, por supuesto sería una de ellas. Aquí seremos parciales.
Sin embargo, y siendo absolutamente honestos, Appenate está repleto de funcionalidades y es, sin duda, uno de los mejores creadores de formularios móviles que existe en la actualidad. La desventaja es que hay una curva de aprendizaje para usar nuestra plataforma, rázon por la cual incluimos la capacitación en nuestra prueba gratuita.
Si bien no podemos decir definitivamente que somos la mejor herramienta que existe, una cosa es segura: No hemos encontrado a nadie que supere nuestras ofertas de marca blanca.
Device Magic es un competidor directo nuestro y por una buena razón. Tienen una buena plataforma y estamos bastante impresionados con ellos. Al igual que nosotros, tienen una excelente solución de gestión de flujo de trabajo que puede convertir todos tus procesos en papel.
Sin embargo, una de las pocas desventajas de Device Magic es que no ofrecen algunas funcionalidades importantes como impresión en el dispositivo ni servidores privados administrados por Azure (Lo cual nosotros si hacemos, en caso que fuese de tu intéres).
Al final todo se trata de preferencias personales. Es por eso que el siguiente paso es crucial.
Paso 2: Elige y Prueba
Así que tienes tus requisitos. Has decidido qué tipo (o tipos) de creador de formularios quieres en tu negocio.
Ahora es el momento de comenzar las pruebas y hacer las evaluaciones correspondientes. Aquí hay algunos consejos para esta fase:
- Experimenta a fondo: Intenta cosas diferentes y ,si algo no funciona, pregunta al respecto. Tienes tu prueba gratuita para aprender a usar la plataforma, aprovechála.
- La primera vez que quedes atascado, pónte en contacto con nuestro equipo de soporte y toma nota del tiempo de respuesta. ¿El mismo te hace sentir valioso o te trata como si fueras un número más? La atención al cliente deficiente es una de las principales razones por las que muchas empresas cambian a nosotros desde otras plataformas.
- ¿Ofrecen capacitación personalizada (Incluso después de la prueba)? ¿O esperan que te enseñes a ti mismo?
- ¿Hay muchas funciones intactas que podrían resultar útiles más adelante? ¿O ya estás empujando los límites de la plataforma?
- ¿Hay alguna oferta especial que puedas aprovechar para probar la plataforma durante más tiempo?
- ¿Cómo son los precios y cuánto estás ahorrando realmente en términos de costos? (Utiliza la hoja de cálculo detallada para estar seguro; también se encuentra en la sección de «recursos»)
- ¿Realmente les importa, o simplemente están tratando de obtener resultados para apaciguar a los inversores? (Somos totalmente autofinanciados, por cierto)
Ten en cuenta estos puntos mientras realizas las pruebas y estarás bien encaminado para encontrar tu herramienta ideal.
Paso 3: Realiza Un Seguimiento y Analiza Los Resultados
La reducción de costos es uno de los beneficios más significativos de cambiar a una buena solución de formularios móviles. Teniendo eso en cuenta, aquí hay algunas preguntas para hacerse durante el período de prueba…
- ¿Cuánto dinero has ahorrado?
- ¿Cuántas horas de trabajo ahorraste?
- ¿Cómo se han visto influidos los tiempos de respuesta de los trabajos?
- ¿Cómo ha cambiado la visibilidad de los datos?
- ¿Cómo ha cambiado la integridad de los datos? (¿Los formularios manchados o perdidos siguen siendo un problema?)
- ¿Cómo ha cambiado la rendición de cuentas?
Recuerda usar nuestra detallada hoja de cálculo individual (Obten una copia al final de esta publicación) para comparar y encontrar la solución que te brinde el mejor ROI en el menor tiempo posible.
Paso 4: Considera Las Consecuencias
Es conveniente evitar las migraciones de datos. Entonces, antes de pasar al paso final, considera el futuro. ¿Qué sucederia si eliges el creador de formularios móviles incorrecto?
Chequea las páginas con las mejores funcionalidades e intenta asegurarte que todas tus necesidades estén cubiertas para que cuando pases a formularios móviles más complicados, no te quedes sin la funcionalidad adecuada.Y asegúrate de que tu creador de formularios favorito tenga un ciclo de desarrollo saludable y lance nuevas funcionalidades regularmente.
Aquí puedes ver un ejemplo de los anuncios de actualizaciones de nuestra plataforma en un ciclo completo, con muchas mejoras solicitadas por los clientes dos veces al año.
Paso 5: Toma Una Decisión
Ahora que has analizado todo, tendrás una decisión sólida en mente.
Dado que has probado la atención al cliente, la disposición a tomar en cuenta sugerencias y tambien los planes futuros de todas las alternativas, solo quedan algunas consideraciones finales a tener en cuenta.
Antes de «Firmar la Línea Punteada»
Has llegado lejos y tu decisión está tomada. Lo último que queda por hacer es considerar, por última vez, si estás tomando la decisión correcta.
Capacidad Offline
Lógicamente, los formularios móviles con capacidad de trabajar sin conexión solo son útiles en ubicaciones remotas. Sin embargo, siendo realistas, incluso las ciudades tienen «puntos muertos» donde la recepción de datos móviles puede desaparecer. A veces, una torre puede fallar y esto podría detener el trabajo si la alternativa que seleccionaste no cubre esta funcionalidad.
Es por eso que es mejor tener disponible la capacidad de trabajar sin conexión, incluso aunque creas que no la necesitas.
Opciones de Marca Blanca
Esto es especialmente útil si estás interesado en revender tus propias soluciones. Ofrecemos una solución completa de marca blanca de principio a fin. Así, puedes revender Appenate como tu propio producto sin que nuestra marca figure en ninguna parte.
También es posible que solo desees una apariencia única, con tu propia marca y diseño, para tus Apps orientadas a los trabajadores. De cualquier manera, nuestras opciones de marca blanca son inmejorables.
Precios
Este es uno de los puntos por los que nuestros clientes nos elogian a menudo. No estamos en este negocio solo con fines de lucro; la realidad es que queremos ayudar a las empresas a alcanzar nuevos niveles de eficiencia.
Somos una companía autofinanciada, por lo que no tenemos inversores que exijan mayores ganancias. Esto nos permite ofrecer precios bajos pero justos por el uso de nuestra plataforma. Asegúrate de no pagar de más para llenar los bolsillos equivocados.
Adaptabilidad
Existen muchas plataformas excelentes, pero algunas pueden ser demasiado rígidas. Tienes que hacer las cosas de cierta manera, aunque a veces sea ineficiente..
La naturaleza de nuestra plataforma permite que haya muchas formas de lograr el mismo resultado, y tu puedes elegir la que mejor se adapte a tus necesidades. Somos una de las plataformas más personalizables del mercado, por lo que siempre existe la oportunidad de que ajustes tu proceso individual para lograr la máxima eficiencia.Hemos visto a nuestros clientes hacer cosas grandiosas en Appenate, siendo la imaginación su único límite.
Captura de Fotos con Formularios Móviles
Otra característica que nuestros clientes mencionan a menudo es la capacidad de incorporar fotos en formularios móviles. Estas son muy útiles ya sea para comprobar un trabajo realizado o para visualizar el trabajo por realizar.
Muchos creadores de formularios ofrecen esto. Entonces, si deseas utilizarlo, asegúrate de que la opción elegida tenga esta capacidad.
Captura de Firma ‘En Línea’
El mundo ha cambiado. Idealmente, preferimos evitar intercambiar dispositivos para capturar las firmas de los clientes.
Es por eso que en Appenate creamos la función de captura de firmas sin contacto: Una forma en que los clientes pueden proporcionar su firma en línea. Usando su propio dispositivo, escanean un código QR en su teléfono y la App hace el resto. Firman y los datos se retroalimentan a Appenate.
Es súper simple de usar y encaja perfectamente en el mundo en el que nos encontramos actualmente.
Muchas Más Características a Considerar
Para evitar que esta publicación se convierta en una novela, terminaremos la lista aquí.
Sin embargo, hay más funciones a considerar: Echa un vistazo a nuestra propia página de funciones para obtener más información. También tenemos información más detallada sobre varias funcionalidades principales en nuestra página de presentación.
También puede echar un vistazo a nuestra vidriera de funciones: Estas son las funciones favoritas del equipo de Appenate.
¿Hacia dónde desde aquí?
Es hora de salir y encontrar la solución de formularios móviles perfecta.
La guía anterior es una gran herramienta para asegurar e implementar una solución: puedes usar herramientas como la búsqueda de Google, Capterra y G2Crowd para encontrar diferentes plataformas.
Si estás listo para realizar la prueba, puedes registrarte en Appenate para obtener una prueba gratuita aquí, con capacitación y atención al cliente gratuitas incluidas.
También nos apasiona el medio ambiente y estamos planeando grandes incentivos en ese departamento. Por ahora, sin embargo, siéntete libre de leer nuestra guía hacia la despapelización, especialmente si deseas reducir su huella ambiental. Si tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros o dejar un comentario a continuación.
Recursos
Todo en un lugar conveniente:
- Documento técnico AIIM
- Cómo aliviar su carga de gestión de servicios de campo
- Beneficios reales de recopilación de datos digitales
- Calculadora de ROI de formularios móviles (Publicación)
- Hoja de cálculo de ROI (Excel)
- Hoja de cálculo de ROI (Hojas G: haga clic en archivo, guarde una copia y ¡es tuya!)
- Página con funcionalidades de Appenate
- Funciones favoritas del equipo de Appenate
- Capterra
- G2Crowd
Saludos,
El equipo de Appenate.