Cuando se trata de nuevas iniciativas para tu negocio, la transformación digital puede ser un gran desafío. Un proyecto de este tamaño puede parecer intimidante pero, al final de este artículo, te darás cuenta de que es mas fácil de lo que parece.
Basándonos en los consejos de nuestro CEO y en una investigación exhaustiva, desglosaremos el concepto de transformación digital y te daremos las «claves del éxito».
Conocerás los diferentes aspectos de la transformación digital. Aprenderás cómo empezar (hoy mismo si lo deseas) y cómo impulsar el proceso. Dispondrás de las herramientas necesarias para garantizar el éxito de todo el proceso.
Vamos a adentrarnos en ello.
¿Qué Es La Transformación Digital?
La transformación digital significa dejar atrás procesos obsoletos, a menudo basados en papel, en toda la empresa. Es la modernización total de todos los procesos del negocio, generalmente mediante tecnología digital, para crear un flujo de trabajo optimizado, que va desde la captación de clientes hasta el servicio y el soporte.
Esto incluye las áreas de marketing, ventas, servicios y atención al cliente, e incluso el departamento de TI (que normalmente se encargaría de la transformación digital).
Suena desalentador, motivo por el cual muchas empresas posponen una iniciativa de transformación digital, lo cual puede ser muy perjudicial.
El hecho es que, cuando desglosas el proceso en etapas, la transformación digital es más sencilla de lo que parece. Con esto en mente, exploremos un poco antes de llegar a las 5 fases de una transformación digital adecuada. Estos puntos te ayudarán a comprender las etapas con más detalle. No obstante, si deseas pasar directamente a las etapas, haz clic aquí.
¿El 70% De Las Empresas Fracasan En La Transformación Digital?
Se dice que la mayoría de las empresas fracasan en la transformación digital – más del 70 %, de hecho.
Este dato realmente nos sorprende. Desde nuestro punto de vista, la transformación digital tiene una tasa de éxito cercana al 100%. ¿Podría ser el problema la forma en la que se define el fracaso?
Según la fuente, el 73% de las empresas no consiguieron medir el valor de sus esfuerzos de transformación digital, y el 78% no cumplió con tus objetivos. Entonces, ¿Sólo el 27% de las empresas obtuvieron valor al deshacerse del papel? ¿Ha realizado este estudio la industria papelera? (Es broma)
Yo creo que utilizaron las herramientas equivocadas. Tal vez se ocuparon de demasiadas cosas a la vez. El caso es que estudando este tema en profundidad, hemos descubierto un ahorro enorme de tiempo y dinero al cambiar desde procesos basados en papel a una plataforma como Appenate.
Tras una investigación más profunda, se ha descubierto que hay tres razones principales que provocan el fracaso, y todas se reducen a la fatiga por el constante cambio.
Por eso decidimos escribir este post. Las empresas a las que hemos ayudado a simplificar sus procesos, nos informan sistemáticamente un mayor cumplimiento de objetivos, una producción más fluida y un enorme ahorro de tiempo en tareas administrativas. Tener que escribir un formulario a mano (posiblemente ilegible), enviarlo a las personas adecuadas que tienen que archivarlo y buscarlo más tarde (cada vez que sea necesario) es ineficaz.
Cámbiar esto por rellenar un formulario digital (con la posibilidad de tomar fotos o video) para luego tenerlo inmediatamente cargado y a disposición de todas las partes implicadas. ¿Te parece una mala inversión? (La respuesta es no)
Dicho esto, es posible que surjan preguntas importantes: ¿Cómo consigo que mis equipos apliquen las soluciones y garanticen el éxito? ¿Cómo combatir la resistencia al cambio? Continúa leyendo, y verás como se va aclarando el panorama.
El Punto De Partida Más Lógico
“Mi consejo suele ser el mismo independientemente del tamaño de la empresa: Céntrate en tu principal área afectada por el uso del papel y profundiza en ella hasta el punto en que los problemas desaparezcan». – Paul, CEO de Appenate.
Así de sencillo. No es necesario pensar demasiado ni planificar durante meses. Basta con encontrar el problema central y abordarlo. Las empresas que utilizan Appenate suelen hacer exactamente esto, ya que al comienzo suelen tener un solo proceso que quieren mejorar.
Una vez dentro de la plataforma, aunque todo comienza con ese problema y una solucion especifica para resolverlo, otros problemas van emergiendo y así nuevas soluciones dirigidas hacia otras áreas.
Encuentra El Porqué (La Frase «Transformación Digital» No Tiene Significado)
Implementar una solución en nombre de la «transformación digital» no funcionará.
Esto se debe a que la expresión está demasiado extendida y significa muchas cosas diferentes para cada persona. Por lo tanto, no tendrá eco entre tus colaboradores importantes, el personal de planta o tus equipos en el campo, y lo único que conseguirás será una confusión masiva.
Una vez que hayas identificado el área en la que deseas enfocarte, identifica el beneficio clave. En lugar de «debemos transformarnos para ahorrar dinero», podría ser algo como…
- Reducir nuestra huella de carbono.
- Facilitar nuestro trabajo.
- Agilizar los procesos de producción.
- Reducir las costosas fallas (¿Menos interrupciones del tiempo familiar?).
- Abrir mejores canales de comunicación.
Diferentes ideas resuenan en cada equipo y grupo de personas. Así que tómate tu tiempo para hablar de ello con tus líderes y encuentra los beneficios que más interesan a tus equipos.
Tomemos la seguridad como ejemplo. El papeleo exigido al departamento de seguridad está provocando un cuello de botella en la producción. Podríamos obligarlos a utilizar una solución digital para agilizar las cosas, pero eso desencadenaría inmediatamente la resistencia humana al cambio. Ya están bajo presión, e introducir una nueva solución de la nada no es la mejor forma de fomentar el cumplimiento.
En lugar de eso, proponemos acercarnos con algo como: » Queremos implementar esto para ayudar a aliviar la pesadilla administrativa que ustedes están enfrentando. ¿Qué les parece? ¿Puedo mostrarles cómo esto les ayudará?».
Eso funciona mucho mejor que «Estamos llevando a cabo una transformación digital y deben usar este proceso o los despediremos».
La tecnología debe ayudar y no causar incomodidad o resistencia adicional, como se explora en nuestro siguiente punto.
¿Cómo Consigo Que Mis Empleados Lo Implementen?
Identificar y promover el beneficio clave puede ayudar a ponernos en marcha pero la implementación y el compromiso constantes son difíciles de enfrentar en el cotidiano.
“ La conclusión para mí es que la tecnología debería ser una ayuda, no un obstáculo. Puedes mostrarle a la gente todas las presentaciones de PowerPoint que desees pero, en última instancia, todo se reduce a lo que realmente experimentan en el campo. » – Paul
Paul continúa diciendo que debes facilitarles el proceso comenzando poco a poco y luego tener en cuenta sus comentarios. Realmente escuchar a tu equipo de trabajo es la clave aquí. Una vez que tengas comentarios sólidos, realiza los ajustes necesarios hasta lograr un proceso eficiente que ayude a tus empleados, en vez de dificultarles su trabajo.
Si algo no funciona, admítelo y sigue adelante. No intentes forzar las cosas demasiado, el camino hacia la transformación digital completa es largo y estará plagado de pequeños errores a lo largo del mismo.
Todo es parte del proceso.
Configura Indicadores Clave De Rendimiento (KPI) Para Medir El Éxito
Una vez que tengas tú “por qué”, conviértelo en algo medible. Ahorro de costos, ahorro de tiempo, volumen de producción, etc.
Una vez que hayas identificado tu cuello de botella, sabrás qué es lo que tienes que medir (Tus KPI’s). Dedica algo de tiempo a determinar tu ‘requisito mínimo de viabilidad’, es decir, el costo mínimo o el ahorro de tiempo para que la implementación sea un éxito.
Una vez que tu nuevo proceso haya estado funcionando por un tiempo, mide los resultados reales contra tus KPI. Si tu KPI cumplen con el ‘requisito mínimo de factibilidad’, entonces felicidades: Tu proyecto es un éxito.
Comprender El Alcance De La Transformación Digital
Intentar abarcar todo un proyecto de transformación digital puede frustrar tus expectativas. Tendrás que planificar con años de anticipación, ya que la transformación digital es un proceso continuo.
Concéntrate en un problema inicial para empezar: Deja el panorama general a un lado por ahora. Aquí hay un ejemplo de un diagrama de flujos que funciona bien para el inicio de la mayoría de los proyectos de transformación digital:
Agrega algunos datos y todos los detalles que necesites, ¡y estarás listo para comenzar!
Realmente puede ser así de fácil.
Puntos Claves Para La Transformación Digital
Comprender las “claves” de la transformación digital es importante, incluso para proyectos de pequeño alcance. Los tres componentes principales son Presupuesto, Tecnología y Personas.
Cada uno de estos puntos tiene una funcion clave enla transformación.
Exploremos cada uno con mayor detalle.
Presupuesto
En la mayoría de los proyectos el presupuesto juega un papel muy importante, aunque no suele ser el caso en una transformación digital a pequeña escala.
Por ejemplo los costos de impresión, almacenamiento de documentos y transporte superan con creces la mayoría de los costos digitales. Naturalmente, cuanto mayores sean tus ambiciones digitales, mayor será tu presupuesto. Conseguir que diez usuarios accedan al nuevo software es mucho menos costoso y lleva más tiempo que 5000 usuarios. Es por eso que recomendamos ir paso a paso.
Verás un ahorro significativo cuando dejes de usar papel .
Sin embargo, hay otro factor que debemos tener en cuenta: El tiempo. Al cambiar a una plataforma digital, esta será la mayor inversión inicial. Configurar todo consumirá más tiempo de lo que crees – es una especie de regla general. De cualquier manera, este gasto inicial generará ahorros en tiempo y dinero en el futuro.
Una representación visual de este intercambio debería verse así:
Si bien es posible que no se presente ningún ahorro inicial, los ahorros se hacen evidentes una vez que se resuelven los problemas iniciales. Entonces, si el mes uno no muestra un ahorro, ten paciencia. A menudo hemos visto que los ahorros se manifiestan notoriamente en el segundo o tercer mes.
Como sabemos esto, ofrecemos una tarifa más económica ($90 por 90 días) durante las primeras etapas para ayudarte a obtener el ROI lo más rápido posible. Otras plataformas pueden hacer algo similar (esté atento).
Tecnología
Esta esfera está alimentada por 3 áreas clave: las herramientas que usas, cómo procesas tus datos y el flujo de trabajo con el que haces las cosas. Todas estas áreas están interrelacionadas pero claramente separadas de cualquier estrategia de transformación digital.
Herramientas
Ya sea que estés capturando datos en Appenate, manejando facturas en Quickbooks o clasificando tus tablas de datos en Google Docs, las herramientas adecuadas son una parte fundamental de la transformación.
Los sitios como Capterra y G2 Crowd son excelentes para encontrar el software adecuado para tus necesidades. Una búsqueda en la web también funciona; de lo contrario, solicita recomendaciones de industrias similares que hayan dado el salto digital.
Antes de tomar decisiones importantes, prueba algunas herramientas diferentes para no «quedarte atascado» con un software que no cubre del todo tus requerimientos.
Procesamiento De Datos
Ninguna transformación digital puede tener lugar sin datos claros. Es por eso que mencionamos a las herramientas primero: Actuan como requisitos previos para capturar y mantener estos datos.
La herramienta de software que elijas para tu procesamiento de datos dependerá en gran medida de ti. Se pueden hacer informes relativamente simples en Excel si tienes tiempo para ello o, en el caso de Appenate, se pueden generar informes simples en PDF. Si estás buscando algo más poderoso, una herramienta como PowerBI podría ser una buena opción. Siempre que tus datos sean fáciles de leer y funcione para ti.
El punto principal a tener en cuenta, es que debes poder comparar tus datos con los indicadores de rendimiento que has establecido.
Flujo Del Proceso
Tu flujo de proceso pone en acción a tus herramientas y sistemas, lo que da como resultado la captura de los datos correctos. Es donde las personas y la tecnología se encuentran. No se pueden capturar datos sin un buen software. Del mismo modo, necesitarás la cooperación de tu equipo.
Tu proceso determinará que tan fluidas van las cosas, y este es uno de los principales motivos de la transformación digital. Sin embargo, la «fluidez» no es un buen indicador clave de rendimiento (¿cómo puedes medirlo?). Se refleja de una mejor manera en el tiempo y/o en el ahorro de costos.
Gente
Aún no ha llegado el día en que podamos dejar todo en manos de la IA. Necesitamos personas para impulsar nuestro negocio. Para hacer eso, estas necesitan las herramientas adecuadas.
Esta es la parte “blanda” de una transformación digital. No puedes obtener “pruebas gratuitas” cuando se trata de personas. Deberá trabajar con lo que tienes, así que asegúrese de averiguar qué habilidades necesitarán tus equipos para que esto funcione. Establece un plan para incorporar esas habilidades.
Al elegir un equipo en el que centrar tus esfuerzos, intenta buscar a los más abiertos a la idea. Probablemente le brindarán el mejor feedback , ya que serán los que más se impliquen en la transformación.
Cuando se tiene un equipo entusiasmado con las habilidades adecuadas, dos factores clave pueden hacer que tu iniciativa sea más rápida y fluida: El trabajo en equipo y el liderazgo.
Trabajo En Equipo
Vale la pena invertir tiempo en mejorar el trabajo en equipo y el equipo elegido. Pero no se detiene allí: Una vez que tu primer equipo lo logra con éxito, el trabajo en equipo entre áreas también se vuelve importante.
Porque el primer equipo puede ayudar a otros a adentrarse en el camino. Si tienes la mala suerte de tener una mentalidad de «cada equipo por sí mismo» en tu negocio, esto podría resultar un desafío. Esta mentalidad es común, pero no insuperable.
Liderazgo
Los líderes apasionados que cooperan con tus esfuerzos de transformación digital son fundamentales para el éxito. Una actitud negativa hacia la iniciativa entre tus líderes se propagará y hará que la transformación sea casi imposible.
Discute el plan con tus equipos de gestión y asegúrate de que todos tengan clara la estrategia y estén contentos con ella. Escucha las ideas y fomenta la retroalimentación y el debate incluso antes de comenzar.
Los Sistemas Heredados Y La Transformación Digital No Se Mezclan
Si estás utilizando sistemas de las últimas dos décadas que se actualizan frecuentemente, está bien. Por otro lado, si estás utilizando un sistema ERP de 1985 y aún no lo modernizaste, entonces es el momento de hacerlo.
La razón de esto es que lo más probable es que necesites un «montón» de herramientas digitales para transformar tu negocio. Lo último que necesitas es contratar desarrolladores adicionales solo para que tus herramientas se integren. Mejor busca sistemas más nuevos que ya funcionan bien con otros. Tener que encontrar todo tipo de soluciones alternativas, solo perjudica tus esfuerzos de transformación digital y hará que tus equipos se sientan frustrados.
Medición Del ROI En La Transformación Digital
No es tan simple como puedes pensar. Con los creadores de formularios móviles, puede ser sencillo: esta publicación se sumerge en más detalles .
Pero, ¿Qué pasa con el software de gestión de proyectos? En lugar de hojas de cálculo, tienes una app. ¿Cómo puedes ahorrar dinero? Es posible que no haya un ahorro de costos, pero podría haber un ahorro de tiempo, lo que permitiría a los gerentes de proyecto tener más tiempo para otras cosas importantes y, finalmente, generar un ahorro de dinero.
Es por eso que las cosas deben ser monitoreadas de cerca. Cuando veas un ahorro de costos inesperado, investigalo y pregúntate por qué: Encuentra la raíz, puede que te sorprendas. Además, cerciórate de saber cuánto tiempo toman los procesos antes y después de la transformación digital, para que puedas ver tu ahorro de tiempo directamente.
Asegúrate de vigilar la producción como una medida de «panorama general».
El Proceso De Transformación Digital
Así es, más o menos, el camino de la transformación digital para tu empresa. Es bastante similar a nuestros pasos para dejar de usar papel, si estás interesado en obtener más información.
Antes De Empezar
Asegúrate de haber cubierto los siguientes puntos:
- Has identificado tu problema principal en el cual enfocarte.
- Has resuelto tu «por qué».
- Has configurado los KPI y los requisitos mínimos de viabilidad.
- Tienes un alcance aproximado para iniciar tu transformación digital.
Con estas etapas previas a la transformación digital, tus posibilidades de éxito son grandes.
Fase 1: Encontrar Las Soluciones Ideales
El primer paso es encontrar las herramientas adecuadas. Ya sea que se trate de Appenate o de alguna otra solución digital, depende de tus necesidades.
Este paso requiere mucho tiempo ya que hay muchas soluciones diferentes a considerar. Incluso si ya lo has decidido, aún lleva tiempo familiarizarse con la solución elegida (Ofrecemos formación gratuita de por vida para agilizar el proceso).
Una vez que hayas encontrado y establecido una plataforma de software, puedes comenzar la configuración.
Fase 2: Implementación
Aquí es donde tu transformación comienza en serio. Es donde comienzas a aprender a usar e implementar las soluciones elegidas.
Un buen liderazgo y la participación de los empleados es una parte esencial de este paso. Lograr que todos usen las soluciones puede ser un desafío, el cual se vuelve más fácil cuando haces que todos se sientan escuchados, valorados e incluidos en el panorama general.
Fomenta el feedback de colegas y empleados durante esta etapa. ¿Qué les gusta de tus nuevas soluciones? ¿Qué no les gusta? ¿Dónde hay espacio para mejorar?
Fase 3: Iteración
Ahora es el momento de cambiar las cosas. Inevitablemente, habrá que mejorar tus nuevas soluciones.
Revisa los comentarios de los empleados y observa qué se puede mejorar. Pónte en contacto con los equipos de soporte de tu solución si es necesario; haz lo que puedas para que la transición sea lo más fluida posible.
Si algo no funciona y no hay forma de cambiarlo, deséchalo. No sirve de nada invertir tiempo en algo que te aleja más de tus objetivos.
Cuando te hayas adaptado adecuadamente tu primera solución, es el momento de introducir una nueva prueba.
Fase 4: Dar Sentido A Todo
Sigue midiendo el éxito. ¿Estás realmente ahorrando tiempo? ¿Estás realmente ahorrando dinero? ¿O las soluciones que has implementado te están costando mucho sin ofrecerte ninguna ganancia real, incluso después de la iteración?
El tiempo de administración es muy importante aquí: Algunos de nuestros clientes disminuyen entre un 20% y un 80% el tiempo dedicado a las tareas administrativas. Si tu solución no obtiene este tipo de resultados, ¿Cuál es el punto?
Otras medidas obvias incluyen el ahorro de costos, las cifras de producción, las tasas de informes de incidentes de seguridad, la visibilidad de los datos, etc.
Cualquier KPI que hayas configurado formará la columna vertebral de este paso. No tengas miedo de dejar de usar los sistemas que no muestren un beneficio claro: La transformación digital es secundaria a la producción eficiente.
Fase 4.5: ¿Otra Iteración?
Si las implementaciones se encuentran entre tener sentido y ser un desperdicio, podría valer la pena otra iteración. Si cambiar un poco las cosas puede comenzar a mostrar los beneficios más claramente, házlo.
Si todo lo demás falla, identifica el siguiente problema y regresa al paso 1. Siempre vale la pena volver a intentar la búsqueda de la perfección del proceso con un enfoque diferente.
Fase 5: Analizar El Éxito
Cuando todas las cifras tengan sentido consideralo un éxito y pasa al siguiente objetivo, pero no sin antes realizar un análisis.
Revisa el proceso y reconoce dónde se podrían hacer mejor las cosas la próxima vez. En verdad, si has seguido este artículo, este es solo el primer paso de un viaje largo y muy gratificante. La siguiente parte del camino podría ser más fluida si te tomas el tiempo para aprender.
Con esto, es hora de volver al paso 1 y transformar la siguiente parte más valiosa de tu negocio.
La Transformación Digital Es Una Iniciativa En Curso
Las nuevas tecnologías aparecen a diario. Las viejas tecnologías se renuevan. Las cosas cambian.
Lo que te sirve mejor hoy podría no servirte lo suficientemente bien mañana. Estar informado de nuevas tecnologías que ayuden a simplificar aún más tus procesos puede llevarte lejos. Mantenerse al día y lo más eficiente posible es un desafío constante, acéptalo. Sin embargo, no te olvides de celebrar las victorias en el camino.
Tu Transformación Comienza Hoy
Busca un bloc de notas y un bolígrafo.
Escribe tu primer objetivo para la transformación digital. Algo simple por ahora como «aumentar la producción», «disminuir el riesgo en el lugar de trabajo» o incluso «salvar los bosques». Arranca esa página y colócala en algún lugar visible.
Mañana por la mañana, toma esa nota, observa detenidamente tu negocio o departamento. Encuentra un proceso que necesite atención y que coincida con tu objetivo, para luego sumerjirte en él. Comienza por allí y en ese mismo momento. Si tu proceso usa papel, usa Appenate para cambiarlo. Te capacitamos rápidamente, para que puedas convertir tus formularios en papel en uno digital con mucha facilidad.
Podrás probar Appenate gratis. También tenemos una oferta especial de 90 días por $90. Esto es para ayudarte a simplificar el proceso a un costo mínimo para que obtengas un excelente retorno de la inversión desde el principio.
¿Por qué esperar? La transformación digital comienza ahora.