Adquirir datos confiables es fundamental por varias razones. Es posible que necesites recopilar datos para tomar decisiones de marketing basadas en encuestas. O tal vez una decisión comercial crucial necesite más datos del sitio para poder ser considerada como adecuada. Puede que estés realizando una investigación independiente; pero sea cual sea el caso, todos estos escenarios necesitan datos precisos.
La buena noticia es que ya no necesitamos depender del papel, los archivadores y empleados administrativos dedicados a recopilar y procesar estos datos. Existen innumerables soluciones digitales que ahora ofrecen una alternativa razonable a las antiguas.
Cualquiera que sea tu motivo para recopilar datos digitalmente, este artículo te ayudará en tu viaje.
Por Qué Es Crucial Un Software De Recopilación De Datos
A continuación te mostramos algunos ejemplos para explicarte más a fondo por qué un software de recopilación de datos es necesario en nuestro mundo moderno.
Es el momento de la auditoría. El pánico está presente. Los niveles de tensión se disparan. Los auditores están en camino, e incluso al revisar todos los archivadores polvorientos del lugar no se encontró el archivo de seguridad de marzo. ¿Quién perderá su trabajo por tal falta?
Siguiente ejemplo: la producción está en su punto más bajo. Hay un cuello de botella en el sistema. Todos sabemos dónde está; Trabajamos con estas cosas a diario. Así que programamos una reunión con el director ejecutivo para reemplazar la máquina infractora. El dijo no. Es una máquina cara y no hay pruebas tangibles de que produzca beneficios.
Ahora nos vemos obligados a hacer cálculos complicados para construir un caso irrefutable para reemplazar esta máquina y lograr que los niveles de producción se disparen nuevamente. Esto lleva tiempo, tiempo que no tenemos.
Un último ejemplo. En el lugar ha cedido una barandilla de seguridad. Un empleado se cayó y ahora se encuentra en el hospital. La empresa se enfrenta a una investigación formal, y en algún lugar de la pila de informes de incidentes no atendidos se encuentra el que habría salvado todo este dolor. El oficial de seguridad estaba demasiado ocupado corriendo y redactando permisos para atender la creciente pila de papel sucio.
Por suerte, hay una solución definitiva.
A través de los datos se encuentran las respuestas a estos problemas genuinos. Con la herramienta de recopilación de datos adecuada, se puede adquirir la información necesaria para la auditoría con unos pocos clics. Construir un caso para una nueva máquina implica simplemente extraer los números reales del sistema y compararlos con los ingresos.
Y, por último, las alertas o las notificaciones automáticas podrían arreglar esa barandilla de seguridad antes de que ceda por completo.
Los datos son de vital importancia en el lugar de trabajo moderno. Depende de nosotros hacer nuestra diligencia y asegurarnos de tener los sistemas correctos para un modelo de negocio imbatible.
¿Los Softwares De Recopilación De Datos Cumplen Con Las Leyes De Privacidad?
Es probable que tu sistema recopile la información personal de tus empleados y clientes en algún momento. Entonces tenemos que preguntarnos… ¿esos datos están adecuadamente protegidos?
Las leyes de privacidad de datos han aumentado en todas partes durante la última década. Se pueden aplicar multas elevadas si se infringe alguna de estas leyes. Tomando el RGPD como ejemplo, las sanciones podrían ser de hasta 20 000 000 € o el 4 % de tus ingresos anuales en casos extremos.
Antes de comprometerte con un software de recopilación de datos, asegúrate de que cumpla con las leyes de privacidad locales.
Por cierto, no es necesario ser una empresa europea para ser objeto del RGPD. Si recopilas datos sobre los ciudadanos europeos, podrías meterte en graves problemas. Además de ese punto, nueve estados de EE. UU. ya cuentan con leyes integrales de protección de datos. (Ley Bloomberg, junio de 2023).
Si alguna vez tienes dudas, consulta con un profesional del derecho sobre lo que puedes y no puedes hacer.
¿Tu Herramienta De Recopilación De Datos Funciona Sin Conexión?
No necesitas una conexión a Internet para anotar cosas en un papel. Lo mismo debería aplicarse a la app de recopilación de datos que hayas elegido.
Quizás pienses que solo necesitas esta función si tus equipos trabajan en ubicaciones remotas. La cuestión es que incluso las ciudades tienen puntos muertos. Y quién sabe cuándo podría fallar una conexión normalmente confiable, deteniendo las tareas diarias de tu equipo.
Fue una característica innovadora cuando los softwares de recopilación de datos incluyeron por primera vez la opción offline. Hoy en día, sin embargo, se ha convertido en una necesidad. Por ello, no debes conformarte con una solución que no la ofrezca.
¿Tu Solución Se Adapta A Tus Necesidades?
Varias industrias tienen diferentes estándares, requisitos y métodos. Para ahorrarte la molestia de encontrar una solución específica de la industria para cada rama de tu negocio, ¿por qué no buscar una herramienta de recopilación de datos totalmente personalizable?
Algunas son geniales y te permiten crear aplicaciones desde cero, mientras que otras son más rígidas. Pero todas tienen algo en común: tendrás que trabajar dentro de los límites del sistema.
Ninguna solución es ilimitada en cuanto a personalización. Prueba cada una a fondo para encontrar el equilibrio que mejor le funcione a tu empresa.
Estándares De Soporte Y Capacitación
Una última cosa antes de pasar a nuestra lista. Si alguna vez se te presenta un problema técnico o un obstáculo, deberás confiar en el soporte que tengas a tu disposición. No puedes conformarte con un soporte deficiente. ¡No es buena idea!
Muchas empresas cuentan con equipos de soporte internos atentos y competentes que realmente se preocupan por hacer bien su trabajo.
Una señal de advertencia a la que hay que prestar atención es cuando una empresa cobra por el soporte. No es algo que debamos mercantilizar: es un servicio al que deberíamos tener derecho.
Otra señal de advertencia son los equipos de soporte subcontratados. Claro, ellos pueden ser muy buenos en su trabajo. Sin embargo, normalmente no les importa mucho la reputación de la empresa a la que ayudan, por lo que es posible que le brinden una pésima atención al cliente.
Con estos puntos en mente, vayamos al meollo de este artículo.
Top 4 Apps De Recopilación De Datos Para Cualquier Escenario
Todos buscamos algo bastante específico y cada uno de nuestros negocios opera de manera ligeramente diferente.
Teniendo esto en cuenta, todas estas herramientas son buenas opciones y esta lista no tiene ningún orden específico. La que sea que elijas, dependerá primero de tus requisitos.
1. Appenate – Herramienta De Negocios Interna
¿Qué sería de este artículo si no habláramos de nosotros mismos primero? Sin embargo, esta será una descripción general imparcial de Appenate. Tenemos deficiencias: todas las soluciones las tienen. Lo «perfecto» no existe.
Entonces, con una gran autocrítica, aquí te dejamos una visión general y realista de Appenate con respecto a los puntos anteriores.
¿Qué Es Appenate?
Appenate es un desarrollador de aplicaciones móviles de gestión para aplicaciones internas. Tenemos complementos disponibles para la recopilación de datos externos, pero están más orientados a clientes o contratistas. No es algo que puedas usar para aplicaciones públicas.
Nuestra plataforma también incluye un sistema de tareas, integraciones personalizadas a través de un webhook y procesos automatizados con nuestro campo de pasos de proceso.
Tenemos clientes en muchas industrias, incluidas las de petróleo y gas, manufactura, construcción y más. Incluso los más extraños: una vez una morgue nos utilizó para reubicar ataúdes que fueron arrastrados por una inundación, y un consultor nos utiliza como una especie de PDP (planificador diario personal) para su personal.
También ofrecemos algunas de las mejores opciones de marca blanca de su clase por si deseas iniciar un negocio con nuestro software.
Profundicemos en los detalles más finos a continuación.
¿Appenate Es Personalizable?
La respuesta corta es sí, y muchísimo. Appenate es un lienzo en blanco con 23 campos diferentes para agregar a tu formulario. Cada uno de estos campos, a su vez, también es personalizable. De este modo se crea un mundo de posibilidades dentro de las aplicaciones de tipo industrial.
Nuestras limitaciones surgen cuando intentamos crear aplicaciones públicas. Simplemente no es factible con Appenate.
Sin embargo, dentro de tu negocio, puedes crear aplicaciones de informes de incidentes, listas de verificación de mantenimiento, formularios de órdenes de trabajo, etc. Cada proceso comercial interno puede tener su propia aplicación con Appenate; puedes crear tantas como necesites.
¿Appenate Funciona Sin Conexión?
A esta pregunta respondemos con un gran SÍ. Ciertas funciones no funcionarán sin conexión, pero la mayoría tiene copias de seguridad, por lo que podrás recopilar toda la información en las ubicaciones más remotas.
La mayoría de nuestras funciones son compatibles sin conexión, por lo que sus aplicaciones funcionarán correctamente. Los datos se mantienen seguros localmente y se cargan en la nube cuando haya conexión a Internet disponible.
¿Appenate Cumple Con Las Leyes De Privacidad De Datos?
Tenemos funciones «preparadas para GDPR». La responsabilidad de hacer que esto funcione aún recae en usted, pero el punto es que sí, Appenate puede cumplir con las leyes de privacidad de datos.
Esto se logra marcando los campos de información personal como datos confidenciales. En el desafortunado (y algo improbable) caso de que se produzca una infracción, estos campos codificarán los datos, haciéndolos ilegibles e inutilizables para el atacante.
También realizamos pruebas de penetración de vez en cuando para garantizar que se cubran todas nuestras brechas.
¿Appenate Es Fácil De Usar?
Esta pregunta tiene dos respuestas. Si y no.
¿El cliente móvil es fácil de usar? Sí. Es muy simple. Si alguna vez has usado una aplicación, probablemente puedas usar Appenate.
¿Es fácil de usar el creador de aplicaciones backend? No particularmente. Todo es arrastrar y soltar, por lo que es una mecánica simple y fácil de entender. Sin embargo, navegar por los diferentes campos y para qué se pueden y para qué no se pueden utilizar llevará algún tiempo.
Sin embargo, no es más complicado que aprender cualquier otro software nuevo. Por lo tanto, está dentro de las capacidades de la mayoría de los empleados modernos.
¿Podrías crear un formulario sencillo de captura de datos en 5 minutos? Por supuesto. ¿Este formulario cubrirá todas las lagunas y se adaptará a la situación? Probablemente no. Appenate es vasto y puede ser complejo, pero esto es lo que lo convierte en una de las soluciones más potentes de su tipo.
¿Appenate Ofrece Soporte Y Capacitación Gratuitos?
Sí. Contamos con un equipo de soporte dedicado que se especializa en mantener contentos a los clientes.
También contamos con un equipo de capacitación interno dedicado listo para ayudarlo con cualquier concepto nuevo dentro de Appenate que desee aprender.
Conclusión Sobre Appenate
Si deseas optimizar tus flujos de trabajo internos con aplicaciones móviles nativas, Appenate es uno de los mejores software que puedes obtener. Todo comienza ejecutando una única aplicación para tus empleados, pero podrías terminar gestionando toda tu empresa en Appenate.
Hemos visto algunas cosas increíbles que se han hecho en Appenate, cosas que ni siquiera pensábamos que fueran posibles. Así que, con Appenate, el cielo es el límite
Dale una oportunidad: tal vez sea la herramienta adecuada para tu negocio.
2. Google Form: Opción Gratuita
Si quieres algo un poco más ligero (y gratuito), Google Forms puede ser para ti. Pero ten cuidado; No es adecuado si deseas utilizarlo en un entorno industrial.
En realidad, podría funcionarte, pero requeriría un poco más de innovación.
Utilizamos Google Forms para realizar encuestas o recopilar información para estudios de casos. Es bastante bueno en eso: una vez que tienes un formulario en línea configurado, es fácil compartirlo con quien quieras.
¿Qué Es Google Forms?
Google Forms es una herramienta de creación de formularios en línea. Es fácil de usar y tiene una amplia gama de aplicaciones. Puedes utilizarlo para investigaciones independientes, inspecciones de sitios u otros usos ligeros.
Es una herramienta ingeniosa y no puedes equivocarte si la pruebas y al menos aprendes a usarla (así tendrás una solución para ese extraño día lluvioso).
¿Se Pueden Personalizar Los Formularios De Google Forms?
Sí, pero te ocuparás principalmente de campos de texto. Para que pueda escribir lo que quiera y recopilar datos valiosos. Sin embargo, no podrá utilizar funciones potentes del dispositivo como escaneos QR, etiquetas NFC y ese tipo de cosas.
Es un producto fantástico, pero no se adapta a todas las situaciones industriales. Descubrimos que es más útil para los equipos de marketing recopilar datos de clientes o prospectos.
¿Google Forms Funciona Sin Conexión?
No. Debes estar conectado a Internet para utilizarlo. Por otro lado, también se puede acceder a los formularios desde el móvil.
¿Google Forms Cumple Con Las Leyes De Privacidad De Datos?
De forma predeterminada, Google Forms no cumple con leyes como el GDPR, pero lograrlo es bastante simple. Entonces la respuesta corta es sí, pero…
No profundizaremos demasiado aquí, pero si deseas obtener más información, aquí hay una publicación de blog útil para guiar el camino.
¿Son Fáciles De Usar Los Formularios De Google?
Sí, nos resulta relativamente fácil.
Al principio hubo algunos problemas. No soy la persona más experta en informática, pero rápidamente lo dominé y descubrí que crear formularios era muy sencillo. Es más la naturaleza manual de crear tus formularios lo que me afecta.
La mayor parte de la creación de formularios se basa en la entrada manual, por lo que esto no es un punto negativo, solo el status quo.
¿Google Forms Ofrece Soporte Y Capacitación Gratuitos?
Por lo que puedo ver, no es así. Dicho esto, estoy seguro de que un agente de Google Ads estará encantado de ayudarte (si tiene uno).
La cuestión es que en este caso no necesitas ayuda. Es una herramienta sencilla que puedes usar durante años sin necesidad de registrar un ticket.
También es una herramienta muy utilizada, por lo que lo más probable es que encuentres las respuestas que necesitas con una búsqueda rápida en la web. Entonces, ¿es un punto discutible en este caso?
Reflexiones Finales Sobre Los Formularios De Google
Si deseas realizar encuestas dentro de un grupo de contactos propios (como empleados o tu base de clientes), Google Forms es la herramienta para ti.
Si deseas crear aplicaciones de trabajo, no lo recomendaría como solución. No está diseñado para ese tipo de cosas. Podrías hacerlo funcionar, pero existen mejores opciones.
Por último, es posible que esta no sea la herramienta adecuada si deseas realizar encuestas públicas. Podrías usarlo para crear borradores de tus encuestas, pero es mejor que recurras a un proveedor específico para este tipo de cosas. En este caso, te recomiendo SurveyMokey.
3. Teamscope: lo Mejor Para La Investigación Clínica
Teamscope es una herramienta personalizable perfecta para recopilar datos de investigación y realizar encuestas. Le permite crear formularios que puede usar en Windows, Android e iOS. E incluso funciona sin conexión.
¿Teamscope Es Personalizable?
Sí, puedes crear cualquier formulario de recopilación de datos digitales que puedas imaginar. Sin embargo, es más adecuado para la industria médica que para aplicaciones industriales.
Otras dos ventajas interesantes son su excelente visualización de datos y la capacidad de crear encuestas externas.
¿Teamscope Funciona Sin Conexión?
Teamscope funciona sin conexión en la aplicación, lo que brinda a los investigadores en ubicaciones remotas una pequeña ventaja. Sus formularios en línea aún requerirían una conexión a Internet (obviamente).
¿Teamscope Cumple Con Las Leyes De Privacidad De Datos?
Teamscope cumple con GDPR, HIPAA y GCP, por lo que puede estar tranquilo sabiendo que los datos de sus pacientes y de sus encuestas están bien protegidos.
¿Teamscope Es Fácil De Usar?
La interfaz de arrastrar y soltar es fácil de utilizar y navegar. Dependiendo de tus necesidades, puede volverse más complejo, pero en su mayor parte, no deberías tener problemas para familiarizarte con su aplicación.
¿Teamscope Ofrece Soporte Y Capacitación Gratuitos?
No podemos decir con certeza si ofrecen capacitación gratuita; no parece tan necesaria ya que el software no es muy complicado. Sus reseñas indican un gran soporte, por lo que estás en buenas manos con Teamscope.
Reflexiones Finales Sobre Teamscope
Es un producto de nicho que funciona excepcionalmente bien en esa capacidad. Si necesita capturar información del paciente y realizar encuestas, será difícil encontrar una herramienta mejor.
4. Kobo Toolbox – Lo Mejor Para ONGs
Kobo Toolbox es un poco diferente. Opera como una organización sin fines de lucro, su misión es brindar acceso a herramientas de recopilación de datos para el sector sin fines de lucro.
¿Qué Es Kobo Toolbox?
Kobo Toolbox es una herramienta de recopilación de datos diseñada explícitamente para que organizaciones de tipo humanitario ayuden en la digitalización y la investigación.
También ofrecen servidores locales para grandes empresas, algo que también ofrecemos nosotros. ¡La diferencia es que Kobo Toolbox vendrá e instalará tus servidores por ti! Esta no es la norma en esta industria.
Esta instalación tendrá un coste, aunque sigue siendo impresionante.
¿Se Puede Personalizar Kobo Toolbox?
Sí, pero es limitado. Está muy orientado a la recopilación de datos simples, por lo que puedes configurar varios formularios de preguntas. No obtienes administración de tareas ni campos complejos como pasos de proceso, NFC habilitado o cosas así.
¿Kobo Toolbox Funciona Sin Conexión?
Sí, en la app funciona offline. Sin embargo, también puedes capturar respuestas en la web. Naturalmente, deberás estar en línea para lograrlo.
En general, la funcionalidad fuera de línea parece lo suficientemente buena como para usarla a través de la aplicación móvil en ubicaciones remotas.
¿Kobo Toolbox Cumple Con Las Leyes De rivacidad De Datos?
Kobo puede obtener acceso a Acuerdos de procesamiento de datos (DPA), que cumplen totalmente con leyes como GDPR. Entonces sí, Kobo Toolbox cumple con el RGPD.
¿Kobo Toolbox Es Fácil De Usar?
Kobo se centra en la facilidad de uso y parece sencillo. Como ocurre con todo, habrá una curva de aprendizaje, que se facilitará gracias al acceso gratuito a los materiales de aprendizaje en su sitio web.
¿Kobo Toolbox Ofrece Soporte Y Formación Gratuitos?
Como plataforma de código abierto, hay mucha documentación y soporte comunitario disponible en línea. Ofrecen soporte especializado, pero tiene un costo. Entonces, si necesita ese tipo de cosas, recuerde hacer un presupuesto.
Reflexiones Finales Sobre Kobo Toolbox?
El trabajo que hacen es honorable. Y si estás buscando apoyar a una organización sin fines de lucro e incluso obtener algo a cambio (recopilación de datos confiable), sin duda échale un vistazo.
Otras Cosas A Tener En Cuenta A La Hora De Elegir Una App
Ahí están: cuatro soluciones que podrían ser una buena opción para tu negocio. Aunque Appenate es probablemente la más flexible de todas, si soy honesto. Sin embargo, si necesitas recopilar datos datos externos o la capacidad de realizar encuestas públicas, las aplicaciones de esta lista son algunas de las mejores que obtendrás.
Puede que este sea solo el comienzo de tu búsqueda, y hay más cosas que debe tener en cuenta a medida que avanza.
Integraciones
¿Ya utilizas algún software y simplemente estás buscando algo para llenar tus vacíos? Asegúrate de que el software que elijas ofrezca una fácil integración a tu sistema actual.
Las integraciones prediseñadas son buenas, pero pueden ser limitadas. Por ejemplo, en Appenate ofrecemos una API REST que se puede utilizar para integrarse en cualquier servicio web a través de un webhook y una API expuesta. Entonces, si buscas la máxima flexibilidad, asegúrate de que la herramienta que elijas ofrezca algo similar.
¿Costos Ocultos?
La configuración inicial es lo primero que hay que tener en cuenta cuando se trata de costos ocultos. Cada herramienta requerirá algunas horas para ponerse en funcionamiento; por lo tanto, si bien esto puede no ser un costo monetario directo, ten en cuenta que las horas también cuestan dinero.
Asegúrate de que la herramienta que elija ofrezca un buen soporte y no le cobre por soporte o capacitación, ya que esto genera costos aún más ocultos.
Además, ten en cuenta que algunas soluciones pueden requerir dispositivos específicos. Este sería un caso poco frecuente, pero asegúrate de que el software funcione en tus dispositivos actuales antes de continuar.
¿Hoja De Ruta De Desarrollo?
Los tiempos han cambiado. Atrás quedaron los días en que una junta de ejecutivos decidía la hoja de ruta de un producto de software.
Appenate siempre ha creído en el desarrollo dirigido por el usuario. ¿De qué sirve una característica nueva y brillante si no sirve a personas reales y sus problemas genuinos? Es por eso que todo lo que hacemos se basa en sus devoluciones.
Asegúrate de que, sea cual sea el software que utilices al final, siga un procedimiento similar.
¿Ofertas Para Comenzar?
Ya hemos mencionado el costo oculto de configurar una nueva solución. Esa es parte de la razón por la que ofrecemos 90 días de Appenate por sólo $90 (para 15 usuarios premium). Esto termina ahorrándote más del 80% de descuento en esos tres meses.
Creemos que esto ayuda a mitigar el costo de instalación y a hacer que su equipo central funcione y su solución funcione sin problemas. Con todo esto podrás obtener una buena rentabilidad desde el principio.
No somos los únicos ni los primeros en ofrecer algo como esto. Así que mantente atento a este tipo de ofertas; pueden ayudar a motivar soluciones. Así, podrás acelerar la toma de decisiones financieras que debes tomar al reducir los costos iniciales.
Lo Más Importante Es La Flexibilidad
Migrar a una nueva solución casi siempre es una experiencia desagradable. Un personal amable y una actitud positiva pueden marcar una gran diferencia, pero a nadie le gusta la migración.
Ten esto en cuenta al considerar las diferentes soluciones del mercado. Si tu solución es rígida y no escucha a los clientes, es posible que necesites otra migración.
Investiga e intenta pronosticar diferentes escenarios y cómo la herramienta elegida encajará en ellos. Sé lo más minucioso que puedas. Siempre es mejor prevenir que lamentar, como dicen por ahí.
Prueba Appenate gratis
Si deseas probar Appenate y ver lo que podemos ofrecerte, regístrate para una prueba gratuita aquí. Tendrás 15 días para probarnos e incluso un representante que te ayudará durante estos días iniciales (todo gratis).
Después de eso, podemos seguir ahorrándote más dinero con la oferta de $90. Dejando a un lado las ofertas especiales, nuestro precio estándar nos convierte en una de las soluciones más asequibles del mercado. Algunos competidores cobran 4 veces más que nosotros. Y no, no estamos exagerando.
Decidas lo que decidas, esperamos sinceramente que encuentres la herramienta que se ajuste a tus necesidades y te haga la vida mucho más fácil.