Dado el contexto actual, cada vez más empresas deben llevar sus niveles de exigencia al máximo para mantenerse a flote. La inflación está alcanzando máximos históricos en todo el mundo y la reducción de costos se está convirtiendo en un factor crítico para la supervivencia de muchas empresas.
Esperamos que aún no hayan sonado las alarmas dentro de tu empresa. De cualquier manera, el ahorro de dinero es un objetivo que todos deseamos alcanzar.
Este artículo explora cómo la adopción digital puede ser clave en tu estrategia de reducción de costos y, al mismo tiempo, ayudarte a optimizar todas tus actividades en el campo.
¿Por Qué Reducir Costos?
Aunque las empresas se construyen para prosperar, el primer objetivo suele ser la supervivencia. El problema es que alcanzar los números para llegar al punto de equilibrio puede resultar complicado. Reducir costos puede ayudarte a superar el punto de equilibrio y liberar dinero para reinvertir en tu empresa.
La reducción de costos no consiste sólo en ahorrarr un poco de dinero. Se trata de crear procesos más eficientes que den lugar a una empresa ágil y sostenible.
Hemos visto a muchas empresas reducir costos implantando apps móviles que ahorran combustible, tiempo y papel. Independientemente del sector, la optimización es tu aliado para reducir costos y puede convertirse en la piedra angular de tus futuros esfuerzos de ahorro.
Antes de alterar el precio o la calidad de tu oferta, elimina lo que no sea necesario, eficiente o lucrativo.
Te explicamos cómo hacerlo.
Deja De Imprimir Papel
Antes de oponer resistencia, porque quizas crees que no hay manera de dejar de utilizar impresoras, lee atentamente.
- Los costos de impresión pueden ser cada vez mayores y perjudicar tus resultados más de lo que crees.
- El papel puede afectar la velocidad operativa (tener que transportar o incluso buscar documentos importantes es una molestia que puedes evitar).
- El papel puede causar un trabajo repetitivo e innecesario (las rondas de reimpresiones y entregas de las mismas ralentizan a los trabajadores).
Dejar de usar papel no significa solo ahorrar en costos de impresión, eso es solo el comienzo. A medida que avances en la lectura de este artículo encontrarás, por nombrar algunos, disminución en los costos de combustible, ahorro de tiempo en las nóminas de sueldos y mayor seguridad de los datos.
¿Es eficiente tu ecosistema basado en el papel? ¿Es necesario? ¿Lucrativo, tal vez? A menos que ofrezcas servicios de impresión, creemos que no es así.
¿Es Posible Dejar De Imprimir En Papel?
La respuesta corta es no, pero si puede acercarte bastante a ello. Lo suficientemente cerca como para reducir el 80% de tu administración o ahorrar 40 horas de trabajo a la semana. Ambos casos se basan en clientes reales que utilizaron Appenate.
Así que, aunque no puedas tirar todas tus impresoras a la basura (lo cual sería un desperdicio), puedes ahorrar con absoluta confianza alrededor del 80% del uso que estas tienen actualmente.
Implantar Software En Lugar De Papel
Considera la posibilidad de sustituir esas torres de papel por software móvil. En concreto, un software que te permita duplicar digitalmente tus documentos actuales. Para ello, necesitarás una solución flexible que permita una personalización total.
Appenate es un ejemplo de ello, con un innovador creador de apps <Drag & Drop>, mapas de activos, gestión de tareas y otras funciones personalizables.
La única ventaja de aferrarse al papel solía ser que no necesita conexión a Internet para funcionar. La buena noticia es que Appenate tampoco: nuestras apps tienen capacidad de funcionar absolutamente de manera offline.
¿Que Debes Buscar En Una Herramienta?
Busca algo lo bastante fácil de usar, pero que presente algunos límites técnicos.
El truco está en empezar con algo pequeño e ir construyendo tu ecosistema digital poco a poco. Céntrate en tu mayor problematica en el uso papel y deja que la solución que elijas se ocupe de ella. No tengas miedo de exigir a la plataforma que has elegido a ir mas alla de sus límites ni de solo quedarte en ella por compromiso. Tu solución debe adaptarse a ti, no al revés.
Una vez aclarado este punto y reconocido el beneficio, céntrate en el próximo problema más importante que tienes y amplia gradualmente tu enfoque a partir de ahí.
Aquí tienes una lista de características que te ayudarán a sacar el máximo provecho de las herramientas que estás considerando.
- Fácil de usar – Para ahorrar realmente tiempo y dinero, opta por una herramienta que te haga la vida más fácil, no más difícil (especialmente a los empleados que no se sienten cómodos con la tecnología).
- Gran capacidad de personalización – Te mereces una solución que se adapte a tu visión y que, en lo posible, no tenga limitaciones técnicas.
- Amplia capacidad de integración – Definitivamente no necesitas largas migraciones de datos. Elije una plataforma que ofrezca conexiones que se integraren fácilmente con todo tu sistema de producción.
- Almacenamiento ilimitado – Tu solución debe poder crecer con tu negocio sin consumir reservas.
- Capacidad offline – No confíes ciegamente en tu conectividad. Necesitas una app que almacene de forma predeterminada cada dato (especialmente para regiones remotas y «puntos ciegos»).
- Soporte y capacitación gratuita – Para sacar el máximo provecho tu app, no puedes estar sujeto siempre a la incertidumbre. Por regla general, antes de suscribirte a un software, infórmate bien sobre la capacitación y el soporte que este ofrece.
Mejores Datos Equivalen A Mejores Resultados
Optimizar las operaciones en tu organización para reducir costos requiere que tus decisiones estén respaldadas por datos. Si no recopilas, analizas y aprovechas los datos de tu empresa rápidamente, corres el riesgo de encontrarte en un callejón sin salida.
El ámbito industrial es cada día más complejo. Confiar en un sistema lento y desarticulado basado en el papel ralentizará tu agilidad y tu capacidad de adaptación a nuevos escenarios.
Una base de datos centralizada en la nube te permitirá tener una visión general de toda la información que generan tus operaciones. Si a esto le añadimos apps móviles nativas, habilitaremos aún más la capacidad de captura en tiempo real tanto en la oficina como en el campo.
Ahorra Con Creadores De Apps <No-code>
Después de leer todo esto, es posible que te hayas convencido del todas las ventajas que puede aportarte la transformación digital. Tal vez incluso consideres la posibilidad de concretar un acuerdo que te permita crear una app a medida para tu empresa.
Al fin y al cabo, desarrollar tu propia app te permitirá una personalización total de la misma. Podrás actualizarla como quieras y cuando quieras pero, antes de que te entusiasmes demasiado, considera este escenario.
Uno de nuestros clientes, Remote ISP, tenía una visión similar. Encargaron el desarrollo de una app móvil que satisficiera sus necesidades específicas de trabajo remoto. El resultado fue decepcionante: una solución personalizada pero limitada.
Por si toda la inversión que conlleva una actualización digital no fuera suficiente, los posteriores desarrollos y las solicitudes de actualizaciones vinieron de la mano con nuevas inversiones y precios elevados. Así que decidieron reducir sus pérdidas y adoptaron Appenate. Esta fue su respuesta.
“No tener que revisar formularios y llamar a un cliente cada vez que tiene una pregunta, ha mejorado y agilizado nuestra area de atención al cliente. La flexibilidad en la creación ilimitada de formularios ha sido un gran ahorro de costos para la empresa, con la perspectiva de integrar también otros procesos de la misma a futuro”. – Michael, cofundador de Remote ISP
¿Cuáles Son Los Costos?
Estás aquí para ahorrar costos, no para agregar nuevos. Afortunadamente, la mayoría de las herramientas en este ámbito son accesibles, aunque muy pocas más que Appenate.
El rango entre los diferentes proveedores es de aproximadamente $9.90 hasta $80 por usuario por mes. Para calcular el rendimiento, primero hay que valorar el problema en sí. Pregúntate…
- ¿Cuántas horas se pierden?
- ¿Cuál es el costo total mensual por impresión?
- ¿Cuáles son los costos de combustible que implica el transporte de documentos en papel?
Hemos simplificado este paso con nuestros formularios móviles para calcular el ROI.
Haz Un Seguimiento Del Ahorro
Esto puede parecer obvio, pero concuerda perfectamente con la sección anterior sobre la toma de decisiones basada en datos. Hay que hacer un seguimiento del rendimiento real de cada inversión.
Basta con una simple hoja de Excel, aunque existen muchos programas informáticos que pueden ayudarte.
Pro Tip: Para que tus inversiones en software tengan sentido desde el punto de vista empresarial, invierte en soluciones que apunten a los sectores más importantes de tu empresa.
¿Estás en la industria de servicios de campo? Antes de suscribirte a un costoso software de contabilidad, considera una herramienta que optimize tus operaciones principales: registros de trabajo, informes, evaluaciones de riesgos, etc.
El Objetivo Final: Cambiar a Operaciones Sin Papel y Ahorrar
En última instancia, el papel sigue siendo utilizado en las organizaciones porque somos animales de costumbres: Hacemos las cosas como siempre se han hecho.
La realidad es que es un despilfarro. Recursos como combustible, dinero, almacenamiento, tiempo (y árboles) se malgastan intentando mantener un sistema anticuado e ineficiente.
Si deseas liberar a tu empresa de los altos costos que implica el uso del papel, ¿Por qué no inicias hoy mismo una prueba gratuita con nosotros?
Recibirás soporte y capacitación durante todo el periodo de suscripción (sin costo adicional) y te beneficiarás de actualizaciones periódicas que siguen manteniendo a Appenate en la cima.