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Automatización de Procesos Con Apps: Optimiza Tus Flujos de Trabajo

El papel es ineficiente, sucio y francamente molesto. ¿Quién quiere acarrear papel o escarbar en montones de él en una habitación sucia y mohosa llena de archivadores, solo para tener acceso a la información? 

Los tiempos están cambiando y existen herramientas que pueden ayudarte en ese cambio. Acceder a los datos podría estar a solo un clic de distancia. Enviar una Orden de Trabajo puede ser tan simple como configurar una tarea en un sistema digital y presionar enviar. 

Appenate es una de esas herramientas, y en esta publicación, nos sumergimos en cómo Appenate podría ayudarte con la automatización de tus procesos. 

¿Qué es la Automatización de Procesos?  

Sencillamente, la automatización de procesos elimina el factor humano de los procesos dentro de una empresa, donde sea viable, por supuesto. 

Tomemos un ejemplo del segmento de servicios de campo para mayor claridad. 

A un técnico se le asigna un trabajo. Por lo general, hay una llamada telefónica antes de que el técnico tenga que recoger la Orden de trabajo en la oficina. Luego va a las base de operación o depósito y reserva el o los equipos que necesitará para el trabajo. Una vez hecho esto, tiene que dirigirse al sitio y hacer el trabajo real. 

Al finalizar, obtendrá la firma del cliente en esta Orden de trabajo y la transportará de regreso a la oficina. Luego alguien tiene que tomar la tarjeta y cargar los datos manualmente en el sistema. 

Usando la automatización de procesos comerciales, este flujo de trabajo podría verse así:

La Orden de trabajo se crea en la oficina y se envía al teléfono móvil del trabajador. Una vez aceptado, se envía un correo electrónico (solicitud de stock) al depósito, por lo que en el depósito pueden tener el equipo listo de forma proactiva. El técnico pasa, recoge y se dirige al sitio. 

Completa el trabajo, obtiene la firma del cliente (directamente en su teléfono) e inmediatamente envía toda la información del trabajo en línea a la oficina. 

El sistema captura automáticamente los datos, sin necesidad de dedicar tiempo del personal a la entrada de datos u otros reprocesos. Hay menos manos involucradas y menos posibilidades de que esa tarjeta de trabajo se pierda. 

Incluso se podría hacer que el sistema genere una factura y se la envíe al cliente automáticamente.

¿Qué es Appenate?

Appenate no es un software rígido de automatización de procesos. Es un creador de Apps móviles y un sistema flexible de gestión de tareas “Drag and Drop”. Esto significa que puedes automatizar gran parte de los servicios de gestíón de su sitio y otros procesos dentro de su empresa.

Nuestro valor principal es automatizar tus procesos de captura de datos y hacerlos móviles. Eliminamos la entrada de datos de la ecuación, a nivel de superficie. La cuestión es que nuestra plataforma puede ofrecer mucho más.

Funciones de Appenate que Impulsan la Automatización de Procesos

A man stands in front of oil rigs smiling, happy about process automation in the field

Es fácil comenzar a crear Apps simples con Appenate. Cuando se comienza a profundizar y automatizar procesos a gran escala, es cuando las cosas pueden complicarse. 

Es por eso que ofrecemos capacitación gratuita de por vida, incluso en nuestras cuentas gratuitas de socios consultores. Es para que el conocimiento se pueda transmitir y puedas obtener el máximo valor de la tecnología móvil en tu organización o para tus clientes. 

Las siguientes características de Appenate ayudan a suavizar y a movilizar las reglas de negocio…

Gestión de Tareas

Al usar nuestro sistema de gestión de tareas, puedes reducir la mayoría de las llamadas telefónicas innecesarias y el uso del papel en tu organización. Puedes usar el portal web de Appenate para crear tareas y enviarlas directamente al teléfono de un trabajador, con notificaciones automáticas. 

Cuando completan la tarea, los datos regresan directamente a Appenate. ¿Y si no tienen recepción de celular? Luego, los datos se guardan localmente y se cargan tan pronto como haya una conexión disponible. 

Directamente del escritorio al campo y viceversa, sin papel, sin uso de combustible adicional, solo datos optimizados.

Pasos de Procesos

Esta función te permite convertir un formulario en un flujo de trabajo completo de varios niveles. Por lo tanto, si tienes un proceso que necesita la participación de varias áreas, puedes hacer que Appenate impulse automáticamente los procesos.

Aquí un ejemplo. Todo comienza con una solicitud de servicio. Alguien llega a la oficina y una tarea en Appenate. Esto puede ir a un gerente de ventas o técnico para una inspección previa y una cotización. Una vez lista la tarea, el cliente puede firmar y aceptar la cotización allí mismo en el campo, en el teléfono del empleado (o usando nuestra función de firma sin contacto ). 

Luego, alguien inicia un nuevo paso y guarda el formulario. Se realiza su inspección previa, lo que inicia la Orden de trabajo (como otra página en el formulario). 

Luego, el técnico completa la tarea en el sitio. Esto genera una tarea de control de calidad para realizar una inspección posterior, y luego se genera una factura proforma y se envía al cliente para su aprobación. Y listo, el trabajo está hecho y no hubo transferencia manual de datos involucrada. Sin transporte de papel, sin tarjetas de trabajo perdidas: todo es perfecto. 

Además, si alguna de estas tareas es rechazada, el formulario volverá al paso anterior para la acción correctiva.

Conectores

Appenate hace bien las tareas, y las Apps. Para todo lo demás, están nuestras integraciones . Nos conectamos a una multitud de plataformas, eliminando la transferencia manual de datos entre su pila de herramientas digitales. 

Nuestras integraciones incluyen Salesforce, Google Drive, Dropbox, Sharepoint, PowerBI, Egnyte, etc. También tenemos un conector basado en REST, configurable para conectarse a cualquier servicio web que exponga una API REST. 

Por lo tanto, puedes automatizar en gran medida sus flujos de trabajo entre soluciones, sin correr el riesgo de errores de entrada manual. 

Solo Rascando Lo Superficial

Estas son solo algunas de las funciones de Appenate. Otras funcionalidades notables incluyen campos OCR para la captura rápida de texto, firmas sin contacto y capacidad de operar fuera de línea. 

Somos una plataforma poderosa que ha estado ayudando a las organizaciones a tener éxito en sus procesos de digitalizacióndesde el año 2011, y a partir de ahora nos gustaría ayudarte a tí o a tus clientes. 

Comienza aquí.O, si deseas obtener más información sobre nuestro programa de socios consultores, haz clic aquí .