Los problemas de stock han existido desde el inicio de los tiempos del comercio. El riesgo financiero que involucra tener una oferta por encima o por debajo de la curva demanda es -siendo optimistas- algo significativo.
Solo basta mirar a los 1.1 trillones de dólares perdidos en la industria minorista por culpa de los problemas relacionados con inventarios. Vaya desperdicio.
Y es aquí donde un reporte acertado puede mejorar las cosas. Si buscas tomar decisiones basadas en datos para prevenir errores financieros, tus números deben reflejar la realidad en el momento presente (no el pasado). El primer paso para prevenir el exceso de inventario está en mejorar la forma en que obtienes, administras y consolidas tus datos.
En este post, te hablaremos sobre el valor que tienen los reportes de inventario más precisos. También te compartiremos 5 tips para lograrlo y una lista con algunas de las mejores prácticas para enfrentar un exceso de inventario. Finalmente, hemos añadido recursos útiles al final de este post para más información.
Para empezar, hablemos sobre reportes inexactos.
Las consecuencias de los reportes inexactos
El exceso o falta de inventario a menudo se debe a una administración ineficiente o una planificación de demanda poco efectiva. Y sí, pueden ocurrir accidentes; los proveedores no cumplen con nuestras expectativas, pueden ocurrir pérdidas o robo de inventario y las contracciones económicas pueden afectar cada eslabón de la cadena de suministro.
Sin embargo, la proactividad es la clave del progreso y mejorar la forma en que administras tu inventario (un paso a la vez) te ahorrará un montón de dinero y clientes insatisfechos.
A continuación te contamos por qué debes administrar tu inventario con más precisión:
- Costos de transporte excesivos – El exceso de stock producto de reportes de inventario distorsionados pueden ralentizar el transporte de bienes, producir desperdicios, incrementar los costos de almacenamientos y hundir tu capital.
- Procesos ineficientes – La sobrecompra puede incrementar los plazos de entrega, mientras que los pedidos subestimados (y el incremento en la frecuencia de entrega) pueden aumentar el tiempo que toman sus empleados en el proceso de transporte.
- Ventas perdidas – La falta de inventario puede llevar a clientes insatisfechos que optarán por comprarle a tus competidores.
- Falta de administración– Los reportes de inventario pueden ser usados por inversores para tomar decisiones de negocio cruciales; pero una falla en esta información puede dañar la efectividad de tus estrategias.
Consecuencias legales – Desde fraudes fiscales hasta incumplimientos de contratos, todo esto puede ser consecuencia de reportes de inventario inexactos y que además pueden afectar tu credibilidad frente a accionistas, inversores, proveedores -y los más importantes- tus clientes.
Tus clientes aprecian la rapidez y precisión
Muchos factores pueden conducir a clientes insatisfechos; pero ¿dónde se cruzan la satisfacción del cliente y la administración de inventario? Pues, en la velocidad.
Es fácil ver cómo algunas de las situaciones antes descritas pueden llevar a procesos administrativos excesivamente largos, y ya sabemos que nuestros clientes detestan esperar. El cliente de hoy cuenta con un exceso de ofertas, y si las ineficiencias operativas no le dan una buena experiencia, es muy probable que se vayan con el siguiente mejor postor.
No importa cuál sea tu industria, la competencia jamás descansa. Algunos clientes son más comprensivos que otros; pero un pequeño error en lo que ofreces rápidamente producirá preocupaciones (aunque exageradas) sobre otros aspectos de tu negocio.
Es mejor evitar esto tanto como puedas. Es preferible que tengas algunos protocolos listos a la hora de una falta de inventario, pero ya hablaremos de eso luego.
Abordemos los tips que hemos preparado para que maximices tus probabilidades de crear reportes de inventario más precisos.
5 tips para reportes de inventario más precisos
1. Elige tu sistema sabiamente
Tu sistema es tu estructura principal y debe ser capaz de soportar el peso de tus requisitos de inventario.
Analicemos los tres sistemas más populares en cuanto al manejo de inventario y hablemos de sus pros y contras:
A. Papel
Anticuado, fácil de usar, pero propenso a extraviarse. La mayoría de las empresas utilizan papel de una forma u otra. El papel es una opción razonable para comerciantes individuales, pequeñas empresas o aquellas que tienen muy poco inventario para administrar.
La ventaja de usar papel es que es fácil de usar, lo que permite a los trabajadores con habilidades básicas de escritura y poca aptitud técnica registrar el recuento de existencias.
¿Los contras? Es difícil de manejar. Un proceso en papel pierde su confiabilidad una vez que introduce un poco de complejidad y escala. El abastecimiento sostenible es otra advertencia a considerar si eres consciente con el medio ambiente.
B. Excel o programas de Office
Un paso más allá del papel: un sistema digital compatible con almacenamiento en la nube y altamente formateable. Un sistema sólido (y popular) y fácil de usar. Los programas como Excel, junto con el uso del papel son usualmente usados como una forma de documentación en dos etapas.
Estos programas pueden manejar grandes registros de inventario, organizándolos y respaldándolos de forma eficaz y sin mucho esfuerzo.
El principal contra es la falta de compatibilidad con dispositivos móviles, por eso, un proceso en dos etapas será bastante necesario.
C. Sistema de administración de inventario
Una forma moderna de hacerle frente a las tareas administrativas de forma eficaz. Si controlar tu inventario con lápiz y papel es lento y desorganizado, puede que quieras optar por una forma confiable y rápida de obtener datos durante las operaciones. Además, puedes elegir un programa offline para cuando quieras trabajar sin conexión a internet.
Contar con un ecosistema digital totalmente integrado agilizará la captura, edición y gestión de datos. Puedes optar por un software especializado como Sortly o una herramienta más flexible como Appenate.
Estos software especializados te permiten perfeccionar flujos de trabajo específicos y pueden ayudarte a resolver problemas operativos con mayor eficiencia. Sortly, por ejemplo, se creó para solucionar el problema del seguimiento inadecuado de inventario para pequeñas empresas. Ofrecen funciones como alertas basadas en cantidades y recordatorios basados en fechas.
Por otra parte, una herramienta flexible como Appenate será una mejor opción para empresas medianas y grandes que necesitan soluciones altamente personalizables que se adapten a requisitos en constante expansión.
Los precios de las herramientas optimizadas para dispositivos móviles difieren, así que investiga un poco y encuentra una herramienta que se ajuste a tus necesidades y presupuesto.
2. Establece roles y horarios claros
Asigna roles y protocolos para las operaciones
Tanto para el conteo preciso y cíclico como para el análisis ABC de inventario, debes asegurarte de que tus empleados entiendan claramente cada una de sus responsabilidades.
Estipule el proceso de cada tipo de conteo en un documento de fácil acceso para que tus empleados puedan ir mejorando la comprensión del protocolo.
También es aconsejable tener un equipo completo de empleados capacitados en recuentos de inventario que trabajen de forma dinámica con el resto del equipo.
Mantén tus horarios actualizados
El conteo de inventario puede interrumpir en tus operaciones. Por ejemplo, un conteo completo solo puede llevarse a cabo cuando no hay ningún movimiento de inventario. Por ello, intenta mantener un horario flexible y escoge un momento que sea lógico para llevar a cabo este proceso.
Mantente con tus objetivos en mente. Sin embargo, cuando aparezcan esas molestas discrepancias de los reportes de inventario, aumenta la frecuencia de tus conteos cíclicos y pasa a un conteo perpetuo o constante y en ocasiones ejecuta un proceso completo para completar todas las operaciones de administración de inventario.
3. Organiza tu inventario
Administrar un inventario es complicado, y hacerlo cuando está desordenado es una auténtica pesadilla. Sin embargo, un inventario organizado es fundamental para el buen flujo de la cadena de suministro y ayudará significativamente al proceso de conteo.
¡Imagínate el dolor de cabeza de tener que saltar de hoja en hoja para registrar detalles básicos de inventario!
La gran capacidad organizativa comienza con el diseño de tu inventario; pero existen muchas técnicas de etiquetado para hacer que tu stock sea más accesible, independientemente del diseño de tu almacén.
A continuación te compartimos uno de los sistemas de etiquetado más populares (y eficientes):
Análisis ABC
Ordena tu inventario según su valor e importancia con este sistema de tres niveles.
- A: el 20% de tus acciones que genera el 80% de tus ganancias, en otras palabras, tu suministro más importante.
- B: el 30% de tu stock que representa el 15% del valor total del inventario.
- C: el 70% que suma alrededor del 5% del valor total del inventario.
Esto te ayudará a darle prioridad a las actividades administrativas más relevantes mientras le dedicas tiempo al resto.
“First-In-First-Out” (FIFO)
Este método, conocido en español como “primera entrada/primera salida” está diseñado para negocios que manejan bienes con fecha de caducidad y productos que son susceptibles a fluctuaciones de precio.
Como su nombre lo sugiere, los primeros artículos en llegar son los primeros en salir, lo que evita el deterioro y permite la documentación precisa de los llamados COGS (costo de los bienes vendidos), lo que puede reducir la obligación fiscal general en medio de los posibles aumentos de precios.
Agrupación según el tipo de artículo
Esto es relativamente intuitivo y la mayoría de las empresas utilizan este sistema de una forma u otra. Dependerá de tí elegir las características que tienen más sentido para tu empresa y agrupará todo tu stock en subconjuntos en función de estos rasgos comunes.
Puedes agrupar por características físicas, función, valor y nombre del proveedor, por nombrar algunos. Ten en cuenta el ciclo de movimiento de tu inventario a la hora de tomar una decisión, y asegúrate de tener en cuenta los posibles problemas de espacio.
Agrupación según la demanda estacional
Agrupar por patrones de demanda estacional puede ser una buena idea si sigues de cerca las tendencias del mercado.
Para implementar este método, asegúrate de tener suficientes datos históricos de ventas y de haber realizado el debido proceso de elaborar gráficos predictivos visuales para identificar fácilmente las tendencias de los consumidores.
Confiar en tu sentido común no es suficiente. La toma de decisiones basada en datos te ahorrará el mal rato provocado por confiar en tu intuición.
Te compartimos esta lista de ideas hecha por Christina Dube sobre organizar tu almacén para una máxima productividad.
4. Benefíciate de la tecnología
Escáneres de códigos de barra
Esto es imprescindible para cualquier empresa que maneje una gran cantidad de inventario. Elimina casi por completo los errores de registro humanos y es una forma conveniente de llevar un registro de tu inventario (usando tecnología de lectura óptica) mientras se realiza un chequeo rutinario en el almacén.
Necesitarás un generador de código de barras, una impresora, un escáner y un software adecuado para implementar tu nuevo y rápido sistema de registro y seguimiento.
Appenate cuenta con generadores y lectores de códigos de barra que te ayudarán a crear códigos y administrar tus artículos con total facilidad. Para la lectura, puedes usar dispositivos móviles o conectar un escaner externo a nuestra plataforma. Nos gusta mucho la calidad de los escáneres externos de Zebra Technologies. Échales un vistazo.
Etiquetas con identificación de radio-frecuencia (RFID)
Estas tienen una función similar a los códigos de barra pero usan un pequeño dispositivo electrónico que emite señales radiales a los escáneres para su lectura. Estos reciben y envían información a través de pequeñas antenas, lo que requiere lectores compatibles con los tipos de etiquetas usadas.
La diferencia con los códigos de barra radica en que pueden captar información desde algunos centímetros de distancia, son más durables y se pueden escanear varias etiquetas a la vez.
En Appenate contamos con funciones de escaneo NFC, que básicamente funciona como un lector capaz de leer y producir datos para etiquetas RFID.
¡Ahora registrar tu inventario es más fácil que nunca!
Sistemas automáticos de almacenamiento y recuperación (AS/RS)
En el top de los almacenes más avanzados en tecnología encontrarás… robots. El sistema AS/RS usa grúas o mecanismos robóticos para desplazar el inventario dentro de los almacenes, reemplazando así a los operadores de montacargas y administradores de inventario casi por completo.
Estos robots pueden trabajar 24/7, sacarle más provecho a espacios reducidos de almacenamientos al apilar artículos de manera vertical. Además, son capaces de administrar inventarios de forma mucho más precisa.
Aquí te compartimos un gran ejemplo de Bastian.
Softwares de gestión de inventario
Un buen software de gestión de inventario digitalizará de manera efectiva las operaciones administrativas de tu empresa, reducirá el tiempo de rotación de tareas y proporcionará datos en tiempo real sobre tu inventario.
Invertir en un software de gestión de inventario suele ser un excelente punto de partida para aquellas empresas que buscan adentrarse con facilidad en el mundo digital. Optar por soluciones flexibles y asequibles que resuelvan problemas administrativos específicos te brindarán una ruta de entrada viable que te permitirá entrar en este nuevo mundo sin ahorcar al presupuesto.
Si quieres saber más, mira este video de Youtube donde TEC (una empresa proveedora de softwares empresariales) habla más a profundidad sobre este tema.
5. Programa alertas de reabastecimiento
Las alertas automáticas son útiles, especialmente con dispositivos TPV (puntos de venta) o softwares de administración. Para este fin, deberás establecer el nivel nominal para cada tipo de artículo, que es solo la cantidad mínima que deseas tener a mano en cualquier momento… Y reabastecer los puntos para cada uno, que normalmente serán un poco más altos que los niveles nominales teniendo en cuenta los plazos de entrega.
Estas alertas ayudarán a tu empresa a evitar desabastecimientos y también puedes programarlas para realizar verificaciones adicionales al estado de tu inventario como medida adicional de prevención.
¿La mejor manera de lidiar con desabastecimientos imprevistos?
Los desabastecimientos imprevistos son algo indeseable pues esto se traduce en un cliente -y dinero- perdido. También afectará la reputación de tu empresa y hará que la clientela se vaya con otra empresa.
Sin embargo, tarde o temprano pueden ocurrir y más a menudo de lo que nos gustaría aceptar. Por ello, tener un protocolo para lidiar con diferentes tipos de escenarios de desabastecimiento te ayudará a recuperar la confianza y el sentimiento positivo de tus clientes.
Aquí te compartimos cinco cosas que puedes hacer para reequilibrar la balanza:
- Notifica a tus clientes de inmediato e infórmales sobre las fechas de reabastecimiento estimadas (un paso adicional puede ser permitir pedidos pendientes.)
- Ofrece incentivos a aquellos que estén dispuestos a esperar por un nuevo inventario.
- Crea una lista de 3 proveedores para cada artículo. De este modo podrás alternar entre opciones cuando se te presenten estas situaciones.
- Mantén una relación estrecha con tus proveedores para asegurar que tu empresa tiene prioridad cuando se presenten crisis de abastecimiento.
- Pon en práctica nuestros tips sobre reportes precisos para asegurar una gestión de inventario más eficiente y a tiempo. 😉
¡Las soluciones SÍ existen!
Si llegaste hasta aquí, ¡gracias por completar este artículo! Ahora te alentamos a que te tomes un momento para considerar si nuestra plataforma podría ser la adecuada para tus operaciones.
Appenate abre las puertas a la creación de aplicaciones flexibles sin necesidad de codificar. Puedes reemplazar TODOS tus formularios en papel con formatos digitales altamente configurables. Reducirás a la mitad el tiempo de conteo de inventario con nuestros escáneres QR compatibles con dispositivos móviles. Además, te resultará mucho más fácil ubicar artículos con pines de ubicación e identificará cuellos de botella más rápido con datos de inventario en tiempo real.
Tenemos ejemplos de aplicaciones prediseñadas para ilustrar nuestro potencial; pero no nos subestimes… Somos capaces de mucho más. Regístrate para una prueba gratuita y descubre todo el potencial de nuestro alcance.
Aquí hay algunos ejemplos de aplicaciones relevantes (tenemos más 😉) que puedes instalar durante tu periodo de prueba:
- Formulario de inventario
- Lista de verificación de auditoría de seguridad
- Formulario de pedido básico
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